Z czego składają się koszty family office
Budżet family office to trzy bloki. Pierwszy to ludzie: zarządzający, analityk, księgowy lub kontroler finansowy oraz asystent, który pilnuje terminów. Drugi to infrastruktura: biuro, oprogramowanie do konsolidacji aktywów, ubezpieczenia, archiwum dokumentów i bezpieczeństwo danych. Trzeci to usługi zewnętrzne: kancelaria prawna i podatkowa, biegli, wyceny, doradcy inwestycyjni oraz banki powiernicze.
Najczęstszy błąd polega na porównywaniu tylko wynagrodzenia zarządzającego. Realny koszt zwykle rośnie przez rzeczy mniej widoczne: wyceny nieruchomości i udziałów, obsługę umów, zgodność z przepisami i czas osoby po stronie rodziny, która podejmuje decyzje.
Trzy modele i ich koszty
Wybór modelu ustala, kto ponosi stałe koszty i jak są rozliczane.
| Model | Jak zwykle liczy się opłata | Kiedy ma sens |
|---|---|---|
| Single family office | Koszty stałe: zespół, biuro, systemy | Duży majątek w wielu klasach aktywów i potrzeba pełnej kontroli |
| Multi family office | Procent aktywów albo ryczałt roczny | Rodzina chce zespołu specjalistów bez budowania własnego |
| Outsourcing zadań | Stawka za usługę lub godzinę | Majątek skupiony głównie w firmie i kilku nieruchomościach |
Konkretne stawki ustala rynek i negocjacje, dlatego nie podajemy jednej liczby. W zapytaniu ofertowym poproś o rozbicie opłaty na zarządzanie, doradztwo, sprawozdawczość i koszty zewnętrzne, bo ta sama stawka procentowa może obejmować zupełnie inny zakres.
Od jakiego majątku family office się opłaca
Nie ma ustawowego progu. Opłacalność wynika z prostego rachunku: roczny koszt obsługi wobec tego, co struktura oszczędza lub chroni. Własne biuro ma sens, gdy majątek jest zróżnicowany, rodzina ma kilku decydentów i wiele zobowiązań do pilnowania. Jeśli większość wartości siedzi w jednej spółce operacyjnej, często wystarczy dobrze zbudowany zespół zewnętrznych doradców i uporządkowane dokumenty.
Praktyczny test jest taki. Spisz, jakie decyzje podejmujesz rocznie: sprzedaż lub zakup udziałów, finansowanie, sukcesja, zmiana struktury. Jeśli jest ich niewiele, osobne biuro będzie kosztem stałym bez pełnego wykorzystania. Jeśli jest ich dużo i każda wymaga wyceny oraz opinii prawnej, własny lub wspólny family office zaczyna się spłacać czasem i mniejszą liczbą błędów.
Co sprawdzić przed podpisaniem umowy
- Zakres usług opisany czynnościami, a nie hasłami o kompleksowej opiece.
- Sposób naliczania opłaty i to, czy rośnie wraz z aktywami, które nie wymagają dodatkowej pracy.
- Podział odpowiedzialności między family office, banki i kancelarie.
- Zasady poufności, dostępu do dokumentów i zakończenia współpracy.
- Sposób wyceny aktywów nierynkowych, czyli udziałów w spółkach i nieruchomości.
Wycena udziałów to często pierwsza pozycja, od której zaczyna się rozmowa o strukturze. Orientacyjny przedział wartości firmy da się policzyć wcześniej, zanim zamówisz pełny operat, a do tego służy wycena firmy. Metodę składania wyniku opisujemy w artykule o wycenie udziałów w spółce.
Family office a fundacja rodzinna
Część rodzin łączy obie rzeczy: fundacja rodzinna trzyma udziały i reguluje świadczenia, a family office obsługuje jej codzienne decyzje, sprawozdawczość i kontakt z doradcami. Wtedy koszty się sumują, więc warto je liczyć razem. Pozycje po stronie fundacji rozpisaliśmy w tekście o kosztach fundacji rodzinnej, a skutki podatkowe w artykule fundacja rodzinna podatki.
Przy każdej strukturze wiążące są umowy i dokumenty, a nie ogólne zasady. Pytanie o konkretny zapis statutu czy umowy najlepiej zadać prawnikowi, który zna sprawę, a znalezienie takiego pomaga serwis, w którym prawnik z wolnym terminem przyjmie sprawę bez długiego czekania.
Ukryte koszty, które łatwo pominąć w ofercie
Pierwsza oferta rzadko obejmuje wszystko. Warto dopytać o wyceny cykliczne, bo udziały w spółce i nieruchomości trzeba wyceniać regularnie, a każda wycena to osobne zlecenie. Kolejna pozycja to sprawozdawczość dla rodziny: konsolidacja aktywów z kilku banków i spółek wymaga pracy, którą ktoś musi wykonać co kwartał. Trzecia to zmiany w strukturze, czyli aneksy, uchwały i opinie prawne przy każdej sprzedaży lub zakupie udziałów.
Osobno liczy się czas rodziny. Nawet przy pełnym outsourcingu ktoś musi zatwierdzać decyzje, podpisywać dokumenty i odpowiadać na pytania doradców. Jeśli ten czas jest ograniczony, droższy model z jedną osobą koordynującą bywa tańszy niż tani model, w którym nikt nie pilnuje terminów. Przy porównaniu ofert policz więc dwie kolumny: wydatek w złotych i liczbę godzin pracy po stronie rodziny w roku.
Jak porównać dwie oferty family office
Poproś każdego oferenta o ten sam opis sytuacji i odpowiedz na te same pytania. Jakie aktywa obejmuje usługa, a jakie zostają poza nią? Kto odpowiada za błąd w wycenie lub sprawozdaniu? Jak wygląda kontakt w razie pilnej sprawy, na przykład propozycji kupna udziałów? Co się dzieje z dokumentami po zakończeniu umowy? Odpowiedzi na te cztery pytania pokazują różnice, których nie widać w samej stawce, i pozwalają wybrać ofertę dopasowaną do struktury majątku, a nie do najniższej ceny w tabeli.
Kto korzysta z danych o właścicielach firm
Family office, kancelarie i private banki szukają przedsiębiorców w momentach, gdy decyzja o strukturze dojrzewa: po sprzedaży udziałów, uchwale o dywidendzie albo założeniu fundacji. Plan Partner w Najbogatszych porządkuje takie zdarzenia w segmenty i alerty, a eksport przekazuje je do CRM zespołu. Szczegóły dla zespołów opisujemy na stronie family office, a przedsiębiorcy, którzy porównują doświadczenia z obsługą majątku, spotykają się w klubie biznesu.
